個人情報保護方針

北海道建物株式会社(以下、当社)は、損害保険代理業・生命保険の募集に関する業務・不動産業を行う上で、個人情報を保護することが重要と認識するとともに、当社の社会的責任、責務であると考えております。 当社は、以下の個人情報保護方針を制定し、役員を含む全従業員に周知徹底するとともに、確実に履行いた します。

1 個人情報の取得と利用

当社は、個人情報の利用目的を明確にした上で、適法で公正な手段により取得します。また、個人情報の利用は、その利用目的から逸脱しない範囲とし、利用目的外に利用いたしません。

2 個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、お客様にご承諾いただいた場合を除き、第三者に対し個人情報を開 示・提供することは致しません。また、個人情報に関する漏洩、滅失又はき損などの防止のために適切な安全 管理措置を講じるとともに、是正に努めます。

3 法令及びその他規範の遵守

当社は、当社が保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

4 苦情及びご相談

当社は、個人情報のお取扱いに関するお客様の苦情・ご相談には「お問い合わせ窓口」を設置し、誠実・迅速 に対応いたします。

5 個人情報マネジメントシステムの継続的改善

当社は、本方針を含む個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的に見直し、その改善を図ります。

平成27年7月1日
北海道建物株式会社
代表取締役社長 木谷 哲也
平成17年4月1日 制定
平成26年2月3日 改訂

当社お問い合わせ窓口

北海道建物株式会社 個人情報統括管理責任者 コンプライアンス統括室長

住所 札幌市中央区南3条西6丁目3番地2 南3条グランドビル4F
電話番号 011‐281‐0123
受付時間 月曜日~金曜日 9:00~17:00
ただし、年末年始(12月29日~1月3日)・土日祝祭日を除きます。

個人情報のお取り扱いについて

北海道建物株式会社(以下、当社)は、個人情報保護の重要性に鑑み、また損害保険代理業・生命保険の募集に関する業務・不動産業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護 法)その他の関連法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切 な措置を講じます
。 当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう、従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いに取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いお よび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

1 個人情報の取得

当社は、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

2 個人情報の利用目的

保険業務不動産業務別に下記に記載しております。

3 個人データの安全管理措置

当社は、取り扱う個人データの漏洩、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の 達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じていきます。さらに不適正な事態が発 生した場合には是正措置を的確に実施してまいります。

4 第三者への提供について

当社は、「利用目的」を達成するために必要な業務委託をする場合を除いて、個人情報を第三者に提供することは一切ありません。但し、ご本人の同意を得た場合、その他以下の場合を除きます。また、保険業務、不動 産業務については、下記に記載しております。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあ るとき

5 個人情報の委託

ダイレクトメール、電子メール等による商品・情報・サービスの提供のために、当社と個人情報の取扱いに関する機密保持契約を締結した相手先に、お客様の個人情報の取扱いを委託する場合があります。

6 個人情報の提供の任意性

お客様からご提供いただく個人情報の項目は、任意にご選択いただけますが、ご提供いただけない項目があった場合、情報・サービスの提供が一部限定される場合があります。

7 個人情報の共同利用

当社で、お客様の個人情報を共同利用させていただく場合には、あらかじめ利用するデータの項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任をもつ会社名を明示した上で行います。

8 センシティブ情報の取扱い

当社は、政治的見解、信教(宗教、思想及び信条をいう)、労働組合への加盟、人種及び民族、門地及び本籍地、保健医療及び性生活並びに犯罪歴に関する個人情報(以下、「センシティブ情報」という)を、次に掲げる 場合を除くほか、取得、利用又は第三者提供を行いません。

  1. 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
  2. 相続手続きを伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
  3. 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
  4. 法令に基づく場合
  5. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
  6. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
  7. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

9 個人情報の開示等をご希望の場合

ご本人からの、当該ご本人情報に関する利用目的の通知、開示、利用停止、消去および第三者への提供の停止(以下、開示など)に関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえ で、必要な範囲で手続に応じます。ご連絡いただきましたら、必要書類を郵送で送付させていただきますので、 運転免許証のコピー等ご本人であることが確認できるものを同封のうえ下記の宛先までご郵送ください(郵送 のみの受付とさせていただきます)。
保険会社の保有個人データに関しては、当該保険会社にお取り次ぎいたします。なおこの場合は、各保険会社より「手数料」を徴収されることがあります。
必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が正しくない場合は、その結果に基づいて正確なものに訂正、追加又は削除させていただきます。手続を希望される方は、下記お問い合せ窓口までお申し付けください。な お、上記のうち利用目的の通知、開示の手続きについては所定の手数料をいただく事があります。
訂正、利用停止、消去の手続きは下記窓口又は各お取引いただいた窓口でも受け付けております。

10 苦情、相談、開示請求窓口

当社では、開示などのご依頼、その他関連する事項に対する苦情やご相談に対する窓口を以下の様に設置しております。ご希望の方はお申し出下さい。
また、保険事故に関するご照会については、お取扱いした担当窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。

当社お問い合わせ窓口

北海道建物株式会社 個人情報統括管理責任者 コンプライアンス統括室長

住所 札幌市中央区南3条西6丁目3番地2 南3条グランドビル4F
電話番号 011‐281‐0123
受付時間 月曜日~金曜日 9:00~17:00
ただし、年末年始(12月29日~1月3日)・土日祝祭日を除きます。

認定個人情報保護団体

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会

住所 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号 03‐5860‐7560

保険業務

個人情報の利用目的

当社は、各保険会社より、保険業務の委託をうけて、当該業務を遂行する際に取得した個人情報を、損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務、および雇用管理を含めた 当社のすべての業務遂行に必要な範囲内で以下の目的に利用します。

  1. 損害保険代理業務・生命保険の募集に関する業務・各種保険契約の引受・継続・維持管理、保険金・給付金等の支払いおよびこれらに付帯関連するサービスの案内・提供・維持管理など、ご契約いただいている保 険会社からの委託業務の遂行。
  2. 当社が代理店委託契約を結んでいる保険会社の取扱う新商品、サービス等のご提案、ダイレクトメール送付などの情報提供、その他保険業に関連・付随する業務。なお、当社は複数の保険会社(下記参照)と取引 がある代理店ですので、取得した個人情報を、取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するた めに利用させていただくことがあります。
  3. 当社が独自で行う保険関連情報の提供
  4. 不動産関係当社販売商品、各種サービスのご案内(詳細は不動産業務へ)
  5. 雇用管理、人事管理のために必要な手続
  6. 当社は、上記の利用目的以外に個人情報を利用することはありません。利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合には、その内容をご本人に対し書面等により通知し同意のうえ取り扱いいたします。 当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページ(下記参照) に記載してあります。

当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社等

■損害保険会社一覧

■生命保険会社一覧

第三者への提供について

お客様から書面や口頭でいただきました個人情報を、上記利用目的の為に、その提携先である保険会社の代理店と共同して対応する際には、お客様情報を当該代理店に対して提供させていただきます。

不動産業務

当社は、不動産の売買・賃貸、信託受益権の販売、それらの代理・仲介、および管理等の業務を行っており、当該業務を遂行する際に取得した個人情報を、これらに付帯・関連するサービスの提供等、および雇用管理 を含めた当社のすべての業務に必要な範囲内で以下の目的に利用します。

  1. 不動産仲介業務・不動産賃貸・管理運営業務、信託受益権の販売、これらに付帯関連する事業に関する契約の履行、情報・サービスの提供
  2. (1)の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供
  3. (1)の商品・情報・サービスの提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動
  4. お客様からのお問合せに応じるため及び3の目的を達成するために必要に応じて保管
  5. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として及びその資料として保管
  6. 不動産の売買等に関する価格査定を行う
  7. 市場動向調査を行う
  8. ビルオーナー、マンション管理組合との間で締結した管理委託契約業務の履行
  9. ビル、マンション、駐車場管理運営で緊急時の連絡のため
  10. ビル、マンション、駐車場維持保全工事関連業者への提供のため
  11. 保険関係当社販売商品・各種サービスのご案内(詳細は保険業務へ)
  12. 雇用管理、人事管理のために必要な手続

当社は、上記の利用目的以外に個人情報を利用することはありません。利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合には、その内容をご本人に対し書面等により通知し同意のうえ取り扱いいたします。

第三者への提供について

  1. 提供する個人情報の項目
    お名前、ご住所、電話番号、物件情報、成約情報、その他上記「個人情報の利用目的」の1の利用目的に必要な範囲の項目
  2. 売買仲介・賃貸管理等の場合、不動産情報、お名前、ご住所等の所要項目について、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等により、下記の第三者に提供されます。

「売買・仲介等の場合の主な提供先」

  1. 契約の相手方となる者、その見込み客
  2. 他の宅地建物取引業者
  3. インターネット広告の掲載業者、不動産事業者団体
  4. 指定流通機構(物件登録、成約通知および同機構のデータを利用しての営業、価格査定等の実施)
  5. 登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
  6. 融資等に関する金融機関
  7. 不動産管理等に関する管理会社
  8. 信用情報機関、不動産調査機関等

「ビル・マンション管理等の場合の主な提供先」

  1. 定期清掃業務会社
  2. エレベータ・オートドア保守点検業務会社
  3. 駐車場施設保守点検業務会社
  4. 建物・電気・ガス・電話・水道等 諸設備の維持保全工事業者

■第三者への提供は、ご本人様からの申し出がありましたら停止いたしますが、その場合は契約の履行に支障が生じたり、情報サービス等の提供が一部限定される場合があります。

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